NGHỀ NHÂN SỰ (PHẦN 2)
Tiếp theo phần 1 câu chuyện về nghề nhân sự viết về những công việc từng làm khi ở phòng nhân sự của một công ty Game & Internet Services như Ateam, trong phần 2 này, mình xin tiếp tục chia sẻ về những công việc mà mình đang làm, cũng trong mảng nhân sự, nhưng dưới 1 vai trò khác: nhân viên của công ty giới thiệu việc làm. Hy vọng những chia sẻ của mình trong phần 2 này sẽ giúp các bạn sinh viên đang tìm việc hoặc các bạn đang muốn bước chân vào ngành này hình dung rõ hơn về công việc tại một 人材紹介会社 quy mô nhỏ nhé.
Sau 2 năm làm chân lon ton trong phòng nhân sự của Ateam, tháng 3/2015, mình chuyển lên Tokyo, vào làm tại MPKEN và cũng lại tiếp tục làm về…tuyển dụng. Tuy nhiên, khác với thời còn ở Ateam – khi mình là 1 nhân viên của phòng nhân sự và tham gia vào hoạt động tuyển dụng nhân viên cho công ty của mình, sau khi vào MPKEN, mình làm về tuyển dụng trong 1 vai trò khác – vai trò trung gian kết nối giữa ứng viên với các công ty tuyển dụng.
MPKEN là một tổ chức phi lợi nhuận (Non-profit Organization), ngoài các hoạt động mang tính chất hỗ trợ cộng đồng (như các seminar định hướng nghề nghiệp hay lớp học kỹ năng xin việc free, cổng thông tin cung cấp các thông tin hữu ích về thuế- bảo hiểm- visa- chế độ pháp luật- xin việc,…) thì còn hoạt động tương tự như 1 công ty giới thiệu việc làm thông thường, nghĩa là matching các bạn cần việc và các công ty cần tuyển người. Vì thế, mà nội dung các công việc mình chia sẻ dưới đây có lẽ sẽ giúp các bạn sắp vào các công ty 人材紹介 hình dung rõ hơn về công việc sẽ làm.
ĐỌC THÊM: CÁC CÂU HỎI THƯỜNG GẶP VỀ ĐĂNG KÝ NGƯỜI PHỤ THUỘC ĐỂ XIN GIẢM THUẾ
Để matching được công ty cần tuyển người với những người cần việc, thì trước tiên các bạn phải tiếp cận được cả 2 nguồn này đã. Để tiếp cận được với các doanh nghiệp cần tuyển người, thì mình cần đi sales, còn để tiếp cận được các bạn ứng viên, thì mình phải tạo được một cộng đồng (những người hay xem website, page, SNS …của mình) . Tuỳ vào từng công ty, mà 2 mảng việc này có thể do 1 người hoặc nhiều người đảm nhận.
– Về phần tìm kiếmdoanh nghiệp: Thông thường, các bạn sales sẽ phải lên danh sách rồi gọi điện tới một loạt các doanh nghiệp (trong tiếng Nhật gọi là テレアポ) , hỏi han xem doanh nghiệp có nhu cầu tuyển người ko, có quan tâm tới dịch vụ của mình không. Ngoài ra thì còn nhiều cách khác như gửi DM, dựa trên các mối quan hệ quen biết của các khách hàng cũ, tham gia các HR Expo, chạy quảng cáo trên Google, Yahoo, liên kết với các công ty 人材紹介 ,…Nói chung là nhiều cách và nói chung là vất vả. Thường có khi gọi cả trăm công ty mới vớ được vài 3 công ty chịu nghe mình nói, rồi trong số các công ty đó may ra có 1-2 công ty cần tuyển và quan tâm tới dịch vụ của mình. Phần này ở MPKEN thì có các bạn sales người Nhật riêng, mình không phụ trách nên cũng ko đi sâu vào bàn luận được hơn, mình chỉ nói qua ở đây để các bạn hình dung thế ^^.
– Sau khi đã có 求人 từ phía các bạn sales rồi, thì nhiệm vụ tiếp theo của 1 bạn điều phối viên trong công ty 人材紹介 sẽ là đăng tin tuyển dụng, tập hợp, lọc ứng viên và support các bạn ấy. Đây là phần việc của mình và các bạn staff người Việt ở MPKEN, nên mình sẽ nói cụ thể hơn 1 chút.
ĐỌC THÊM: CHIA SẺ KINH NGHIỆM TẬP YOGA TẠI NHÀ
Sau đây là 1 số đầu việc mà bọn mình phải làm:
– Dịch tin tuyển dụng từ tiếng Nhật sang tiếng Việt. Đối với các tin tuyển dụng nhiều từ chuyên ngành như IT hay Xây Dựng thì phải đặc biệt chú ý.
– Tạo 1 poster tuyển dụng trông dễ nhìn và khái quát thông tin để đăng lên các nền tảng (như MPKEN thì chỉ có web mpkenhr.jp, Facebook Page, Group Cùng nhau xin việc ở Nhật và share 1 vài group liên quan tới tuyển dụng thôi)
– Sau khi các bạn ứng viên ứng tuyển, mình sẽ check hồ sơ và gọi điện hearing/ hẹn mendan trực tiếp với các bạn để trao đổi thêm về hồ sơ, check tiếng Nhật,… Khâu này thì ở MPKEN hiện hầu như mình đảm nhận chính, nên đợt nào mà nhiều ứng viên hoặc tổ chức Job Fair thì coi như ngồi ôm máy tính đọc CV với ôm điện thoại gọi các bạn ứng viên cả ngày. Mình nhớ có đợt Job Fair tổ chức chung với 1 bên khác năm ngoái, có khoảng 120 bạn apply mà hội trường thì chỉ đủ chỗ cho khoảng 60 bạn, mình phải ngồi duyệt từng hồ sơ để chọn ra 60 bạn ấy trong 3 ngày, lắm lúc đọc hồ sơ mà muốn ngủ gục trên bàn luôn.
Tiện nói về việc check hồ sơ ứng viên, thì thường khi nói chuyện mình sẽ lưu ý một số điểm sau:
– Nếu là sinh viên: mình sẽ check nguyện vọng xin việc của bạn ấy, tiến độ xin việc cho tới thời điểm hiện tại, có care về địa điểm làm việc hay không, lý do tại sao ứng tuyển, tại sao sang Nhật, có làm quá tiếng không và hỏi 1 vài câu tiếng Nhật.
– Nếu là người chuyển việc, thì mình sẽ hỏi kỹ về lý do chuyển việc (do muốn career up, hay do có bất mãn gì với công ty, hay do hoàn cảnh gia đình,..), mức lương kỳ vọng là bao nhiêu, khi nào có thể đi làm được chỗ mới,…Thường thì phần lý do chuyển việc cũng như mức độ gắn bó của bạn ấy với các công việc cũ là điều cần chú ý nhất.
Thông thường thì chỉ nói chuyện khoảng 10-15p thì mình cũng phần nào hình dung ra được tính cách của bạn ấy. Ví dụ như thụ động trong xin việc, chưa tìm hiểu kỹ (kiểu trả lời nguyện vọng xin việc kiểu đại khái là em thích làm công việc liên quan tới VN- Nhật Bản, em thích làm công việc văn phòng,…) hay là tích cực tìm việc, có khiêm tốn không hay là hơi tự phụ, … Phần lớn các trường hợp mình thấy cảm nhận khi nói chuyện với các bạn của mình khá đúng, kiểu bạn nào mà qua cách trả lời mình thấy hơi “không ổn” thì thường sau đấy nếu mình mà cứ vẫn cố cho bạn ấy apply (vì hồ sơ đẹp) thì kiểu gì sau đấy cũng lại có phốt gì đấy. Nên sau nhiều lần mọi người ở công ty hay trêu là Mai san mà thấy không ổn thì chắc nên stop lại cho an toàn :)). Đùa vậy thôi, mình kể chi tiết thế là để mọi người hình dung là đối với những người tiếp xúc nhiều với ứng viên, thì thật ra chỉ qua một 10-15p nói chuyện người ta cũng đánh giá được tính cách của mình khá nhiều, vậy nên khâu nghe điện thoại ban đầu này các bạn cũng hết sức lưu ý nhé.
Còn với bạn nào sắp làm tuyển dụng thì mình cũng khuyên là là trừ các hồ sơ quá tệ, hoặc khi có quá nhiều hồ sơ, còn nên gọi điện cho các bạn ứng viên để trao đổi ít nhất 1 lần trước khi quyết định có loại hồ sơ hay ko. Mình cũng đã từng gặp trường hợp có 1 em SV nộp hồ sơ rất sơ sài, nhưng vì thấy em ấy cũng học ĐH của Nhật và có N2, mặt mũi cũng sáng sủa, nên mình quyết định gọi thử…Và Chúa ơi, em ấy giỏi tiếng Nhật và ngoan trên cả mức mình tưởng tượng. Đến khi mình hỏi sao để cái CV sơ sài thế, em ấy mới bảo tại hôm đó bận quá mà sợ hết hạn nên em gửi gấp.
Sau này có đôi lần nhiều hồ sơ quá, nản ko muốn gọi điện cho từng bạn, nhưng mình lại nhớ đến em ấy và lời sếp dặn hồi mới vào nghề: là một thao tác nhỏ trong quá trình làm việc của mình có khi có thể ảnh hưởng đến bước ngoặt lớn trong cuộc đời của 1 người, nên mình lại cần mẫn cầm điện thoại lên gọi điện, haha.
Còn 1 điểm nữa, là vì gọi điện kiểu này thường tâm sự rất lâu, nên ví dụ nếu gọi điện cho các bạn ứng viên mà các bạn ấy ko nghe ngay, sau đó gọi lại cho mình, thì sau khi nhấc máy, mình chỉ nên check tên của bạn ấy để biết là ai rồi chủ động bảo bạn ấy cúp máy đi để mình gọi lại cho bạn ấy đỡ…tốn tiền. Cái này chỉ là một kiểu 気遣い rất rất nhỏ thôi, nhưng mình luôn dặn các em staff ở trong văn phòng mình để ý, và cũng ko ít lần được các em SV cảm ơn rất chi là….cảm kích :)). Cái này mình học lỏm được khi còn làm ở Ateam, thấy bạn sempai ở bên đội Shinsotsu lúc nào gọi cho SV mà SV gọi lại bạn ấy cũng làm thế. Nghề nhân sự ko cần nhiều kỹ năng quá cao xa cả, nhưng vì là nghề kết nối người với người, nên những cái 気遣い. nhỏ nhỏ giúp tạo sự tin tưởng, thoải mái khi người ta tiếp xúc với mình rất quan trọng, các bạn ạ.
Sau khi đã duyệt xong hồ sơ và cảm thấy giới thiệu được cho công ty, thì mình sẽ note lại các comment về ứng viên rồi chuyển cho bạn sales để bạn ấy gửi công ty. Sau đó thì sẽ là các bước như hỗ trợ luyện phỏng vấn cho bạn ấy (nếu bạn ấy được vào vòng trong, việc. này ở MPKEN thì thường là các staff người Nhật làm), sắp xếp lịch phỏng vấn, hỏi cảm tưởng, nguyện vọng, rồi đàm phán lương (thường là đàm phán từ phía ứng viên thì mình hỏi, đàm phán từ phía công ty thì bạn sales hỏi,…). Sau khi ứng viên được naitei rồi thì sẽ liên hệ các giấy tờ, thủ tục tiếp theo. Nhiều trường hợp ở xa thì có khi phải hỗ trợ các bạn ấy về việc tìm nhà ở, thậm chí có em đợt rồi mình còn cùng tìm thông tin để xem…vất rác chỗ nào rẻ, chuyển đồ như thế nào cho tiết kiệm chi phí.
Nói chung là rất nhiều công việc lặt vặt ko tên. Ứng viên có thời gian support từ khi ứng tuyển tới khi vào công ty dài kỷ lục nhất mà mình từng phụ trách là….6 tháng :)). Từ khi bạn ấy ứng tuyển công ty 1, rồi trượt, rồi ứng tuyển công ty 2, trải qua vài vòng phỏng vấn, tới khi đỗ thì bạn ấy đổi ý xin bỏ, sau khi báo lại cho công ty rồi thì bạn lại đổi ý, lại đàm phán lại :)), rồi chuyển nhà + học lái xe, mỗi lần bạn ấy trượt mình còn lo hơn mình trượt nữa… Tuần nào mình với bạn ấy cũng tâm sự vài 3 chuyện liên quan tới công việc – bảo hiểm – chuyển nhà- lái xe,…đến nỗi anh em trong văn phòng còn trêu bảo bạn ấy là em gái của chị Mai, hị hị. Hôm bạn ấy đỗ bằng lái xe mà mình mừng rơi nước mắt.
Cũng có nhiều trường hợp các bạn đỗ rồi lại huỷ naitei, công sức mình support bao lâu cuối cùng lại về số 0. Mỗi lần như thế thật sự là cũng thấy tiếc cho công sức của cả team, nhưng có lẽ 1 phần vì hồi SV mình cũng từng…bỏ naitei, 1 phần vì mình quan niệm luôn muốn các bạn ứng viên chọn lựa được công việc mà các bạn ấy cảm thấy thoải mái nhất, nên gần như không bao giờ mình bị cảm giác bức xúc, khó chịu với ứng viên khi các bạn ấy nhắn huỷ naitei cả. Dĩ nhiên là có buồn, có cố gắng níu kéo, nhưng ko được thì vẫn….chúc phúc cho các bạn ấy nếu như các bạn ấy cũng có cách từ chối naitei có đầu có đuôi.
Thôi, bài này cũng lại dài quá rồi. Mình xin dừng lại ở đây thôi. Hy vọng qua bài viết dài 20km này của mình, mọi người cũng hình dung ra được phần nào về người làm nhân sự trong các công ty giới thiệu việc làm.
ĐỌC LẠI: NGHỀ NHÂN SỰ… (PHẦN 1)
