NGHỀ NHÂN SỰ… (PHẦN 1)
Mình bắt đầu làm liên quan tới mảng nhân sự từ tháng 6/2013, tính tới nay thì đã được gần 10 năm, trong đó có 2 năm mình làm ở phòng nhân sự của Ateam, còn 8 năm sau đó mình làm liên quan mảng hỗ trợ du học sinh tìm việc và các dịch vụ liên quan tới 人材紹介. Nên có thể nói kinh nghiệm dù ko quá dài nhưng cũng gọi là từng đứng cả 2 tư cách: tư cách staff của công ty tuyển dụng, và tư cách là staff của công ty giới thiệu việc làm.
ĐỌC TIẾP PHẦN 2 TẠI ĐÂY
Hai năm đầu còn ở Ateam, mình thuộc 人材開発グループ（管理部) của công ty. Group của mình gồm 5 người, chia làm 2 đội, 1 đội chuyên phụ trách tuyển 新卒 (SV mới ra trường), 1 đội chuyên phụ trách tuyển 中途 (người chuyển việc). Ngoài ra còn 1 số nhiệm vụ cả 2 đội đều làm chung, ví dụ những công việc liên quan tới 面談 hay đánh giá nhân sự nội bộ công ty. Năm đầu mình chỉ thuộc đội 中途, sang năm thứ 2 thì được cử sang support cả đội 新卒 vì bên đó nhiều việc quá.
Công ty mình vào thời điểm mình vào phòng nhân sự thì đã phát triển khá mạnh, có tổng cộng khoảng 500 nhân viên và chia làm 1 công ty mẹ và 4 công ty con, hàng năm tuyển khoảng 14-16 bạn Shinsotsu và trung bình mỗi tháng thì cần tuyển 2-3 engineer/designer/planner/sales… cho công ty mẹ và các công ty con, 5-7 bạn cho call center, hồ sơ hôm nào ít thì 10, hôm nào mới đăng tin mới thì có khi 50-60/ngày, nên công việc phải nói là khá bận, đủ thứ việc ko tên.
Trong 5 người ở phòng nhân sự thì mình là bét dĩ nhất, vào sau cùng, chuyên phụ trách các công việc thuộc về routine.
Cùng team 中途 với mình cũng có 1 bạn người Nhật nữa, bạn này thì chuyên phụ trách làm việc với các công ty giới thiệu việc làm/ các công ty chuyên đăng tin tuyển dụng (kiểu Intelligence, My Navi, Riku Navi,…) để trao đổi về hồ sơ ứng viên và fix 原稿 (các tin tuyển dụng được đăng trên các trang này).
Hai bạn team 新卒 thì sẽ lo về 原稿 đăng bên 新卒, tổ chức các buổi 説明会、インターンシップ, phỏng vấn này nọ,… Đứng trên cao nhất là sếp mình, người sẽ lo làm việc với các sếp trên, ban giám đốc, trưởng phòng,…để hearing xem bộ phần nào cần tuyển bao nhiêu người, cần người như nào, budget để tuyển là bao nhiêu, trong TH đó cần đăng tuyển ở đâu, …Ngoài ra thì sếp còn phải lo nhiều vụ khác như phỏng vấn ứng viên (đại diện phòng nhân sự), lên khung đánh giá nhân sự nội bộ công ty, tập huấn nội bộ công ty, …
Thêm 1 điểm nữa là mình vào công ty vốn ko phải thuộc phòng nhân sự, mà vốn được tuyển để phụ trách dự án ở VN. Sau này dự án ngừng nên mình được điều chuyển qua phòng nhân sự, chứ cá nhân mình thì thấy với công việc phòng nhân sự ở 1 công ty chả liên quan gì tới VN như công ty cũ của mình (toàn tuyển người Nhật hoặc Anh, Mỹ, Hàn….) thì họ tuyển người Nhật quen các việc 事務 sẽ tiện hơn nhiều. Mà mấy job về 事務với 人事 thì lại thuộc loại khá dễ tuyển người vì các chị các mẹ Nhật thích làm, chứ ko thiếu như mấy job khác.
Quay trở lại chủ đề chính. Mình xin đi sâu vào nói rõ hơn về công việc của mình hồi còn ở Ateam. Nhiệm vụ của mình thì gồm có:
– Kiểm tra và input dữ liệu của các ứng viên từ khoảng gần chục cái 媒体 (Rikunavi, My Navi, Doda, Green,..) vào hệ thống tuyển dụng của công ty, lọc xem có hồ sơ nào bị trùng nhau ko, sau đó in ra rồi phân về các phòng ban. Vì mỗi vị trí khác nhau thì người duyệt hồ sơ lại khác nhau, nên mình sẽ phải lọc xem có hồ sơ nào sơ sài qúa ko thì yêu cầu gửi thêm, hồ sơ nào mà kiểu chắc chắn là out (ví dụ già quá, hoặc ko có tí kinh nghiệm, bằng cấp gì liên quan,…) thì lọc đưa sếp mình double check rồi gửi báo trượt luôn. Hồ sơ nào ok thì sẽ chia về người phụ trách duyệt hồ sơ của các phòng ban đó để nhờ xét hồ sơ. Người duyệt hồ sơ thường toàn là các sếp to ở các phòng (ví dụ, trưởng phòng game, giám đốc công ty con, trưởng phòng Marketing, …) nên mọi người thường rất bận. Nhiều khi đưa hồ sơ các bác gật gù xong, 2-3 hôm sau hỏi các bác bảo bận vẫn chưa sờ đến. Mà để lâu quá nhiều khi ứng viên họ lại nản bỏ mất, nên cần thêm nhiệm vụ là để ý xem hò sơ nào đã đưa được bao lâu rồi mà các bác vẫn chưa gửi lại kết quả, hồ sơ nào mà có vẻ có triển vọng thì đánh giấy note vào bảo các bác check trước nhé. Thậm chí có trường hợp các bác cầm hồ sơ hôm trc hôm sau có lịch công tác đột xuất tầm…1 tuần, thì lại phải tia lịch công tác của các bác để gửi hồ sơ qua email cho các bác check. Bên mình hồ sơ về cơ bản đều in ra và check chứ ko xét qua data hay mail vì các bác bảo nhiều, hồ sơ in ra giấy liếc gạch gạch check check nhanh hơn.
– Sau khi các bác đã duyệt xong, ai mà tạch thì lại phải liên lạc. Ai qua thì lại phải sắp xếp phỏng vấn. Bên mình thì lịch các bác to thường về cơ bản ghi trên hết hệ thống của công ty, nhưng các bác vừa vừa thì lại phải hỏi trực tiếp, nên lại có thêm công đoạn hỏi lịch của 2 bên xong fix lịch, rồi gửi mail hướng dẫn/ thông báo cho cả 2 bên.
– Khi các bạn đến phỏng vấn thì sẽ có màn giới thiệu công ty, dẫn các bạn vào phòng họp pv, đi gọi các bác :)). Sau pv thì nhận hồ sơ từ các bác để note lại kết quả. Rồi chú thích vào hệ thống lý do sao trượt =)). để sau còn thống kê phân tích. Một số bạn cần làm bài test tính cách thì mình cũng dựa vào barem chấm bài đó rồi đưa các sếp.
-Tầm khoảng 2 tuần 1 lần sẽ phải phân tích số liệu xem là job nào tình hình hồ sơ bao nhiêu, qua vòng 1 bao nhiêu, lý do trượt nào nhiều, cần cải thiện gì. Công ty giới thiệu việc làm nào tỷ lệ trượt hồ sơ cao, lý do trượt củ chuối,…để còn feedback lại với họ cải thiện chất lượng hồ sơ giới thiệu.
-Sau khi các bạn được nhận thì lại hướng dẫn hồ sơ, thủ tục nhập công ty. Rồi bạn nào qua các công ty giới thiệu việc làm thì lại phải lo thủ tục thanh toán tiền giới thiệu với họ.Các bạn chuẩn bị vào thì phải xếp lịch orientation, book phòng, liên lạc các phòng ban để yêu cầu cử người giới thiệu trong orientation,…
-Mảng Shinsotsu thì sau này mình mới support chút nên cũng ko làm nhiều, chủ yếu là hướng dẫn SV tới công ty phỏng vấn thì cần làm gì làm gì. rồi khi nào có setsumeikai thì phải gửi trước tới các hội trường bao nhiêu pamphlet của công ty… Thi thoảng có internship thì liên lạc với các bộ phận lịch internship, có entrysheet cần người ở các phòng ban chấm thì lại đưa họ chấm rồi thu về tổng hợp kết quả,…
-Thi thoảng công ty có benkyokai hay mendan feedback tình hình nhân sự thì lại ngồi ngắm danh sách staff cả ngày để xếp lịch cho ko bị trùng nhau, rồi liên lạc với mọi người về lịch, layout chỗ ngồi này nọ,…
Nói chung công việc chủ yếu về 事務, ko có gì to tát nhưng lại yêu cầu 気遣い và 配慮 khá nhiều vì liên quan tới nhiều bộ phận, lịch mọi người lại bận còn ứng viên thì lại sốt ruột muốn nhanh. Cũng phải để ý xem trong các bác ở các phòng ban bác nào tính hay quên thì lúc đưa hồ sơ là phải để ý, bác nào hay đi công tác bất chợt thì phải năng soi lịch, đợt orientation sắp tới có trùng với đợt nào công ty có event hay nhiều meeting ko để còn book phòng cho sớm, blah blah…
Có câu chuyện vui là hồi xưa bên mình có 1 chị manager chuyên check hồ sơ của các graphic designer, mà chị ấy thì cứ…đến tháng là đau bụng nghỉ mất 5-7 ngày. Vì graphic designer phải check các bản design nên ko trong cty chỉ có chị ấy và 1 bạn nữa check dc, nên mình còn phải nhớ tầm nào chị ấy…dễ đau bụng để còn đưa cho bạn kia (dù bạn kia thì cũng bận vãi nên lắm lúc đưa thì cũng ngại.
Mình vốn là đứa tính ẩu nhưng từ sau đợt vào phòng nhân sự thì tính tình cẩn thận tỉ mỉ, biết để ý hơn hẳn. Ngoài ra nhờ những ngày tháng ngồi thống kê số liệu và xem nguyên nhân hồ sơ trượt, pv trượt của ứng viên suốt ngày nên mình cũng hiểu được hơn về những lý do thực tế mà các bạn ứng viên có thể bị trượt khi apply, cũng khá giúp ích khi sau này mình viết các content ở MPKEN, hehe.
Dĩ nhiên vì phòng nhân sự đòi hỏi tỉ mỉ cẩn thận nên trong 2 năm làm ở đây mình cũng gây ra ko ít phốt to, nhỏ, bị nói cũng ko nhớ nổi là bao nhiêu lần. Nhưng thôi, đấy lại là 1 câu chuyện khác. Còn hôm nay, qua cái post dài vãi này, mình chỉ muốn các bạn hình dung ra được chút về nghề nhân sự ở 1 công ty game/IT như công ty cũ của mình thôi.
Phần sau mình sẽ kể thêm về các công việc khi làm nhân sự ở một nơi như MPKEN nhé 
, còn nay mình dừng ở đây thôi vì cái post này đã dài 12km rồi.
