Hướng dẫn mở hộ kinh doanh và khai thuế xanh từng bước: giấy tờ, hạn nộp và phần mềm gợi ý

Ở bài trước mình đã chia sẻ làm việc phụ theo hình thức hộ kinh doanh tại Nhật có lợi gì: trừ được chi phí, khai thuế xanh được khấu trừ tới 65 man, lại không phát sinh thêm phí bảo hiểm xã hội. Nhiều bạn hỏi tiếp: vậy muốn mở hộ kinh doanh thì bắt đầu từ đâu, nộp những giấy gì, hạn nào là quan trọng nhất?

Bài này mình hướng dẫn từng bước một, đúng thứ tự cần làm trong năm đầu tiên, từ lúc chuẩn bị tới lúc khai thuế cuối năm. Bạn cứ làm lần lượt theo từng bước là được, chi phí mở hộ kinh doanh là 0 yên.

Bước 1: Chuẩn bị trước khi mở hộ

• Chốt ngày bắt đầu kinh doanh: đây là mốc tính hạn 1 tháng và 2 tháng ở trên, nên ghi lại rõ ràng. Thường lấy ngày bắt đầu có thu nhập hoặc ngày dự định bắt đầu hoạt động.
• Đặt tên thương hiệu （屋号）: không bắt buộc, không đặt cũng mở hộ được. Nhưng có tên thương hiệu thì mở tài khoản ngân hàng cho việc kinh doanh và xuất hóa đơn nhìn chuyên nghiệp hơn. Sau này đổi tên cũng được.
• Ghi rõ loại hình công việc: ví dụ bán hàng online, dạy học, thiết kế, viết nội dung. Phần này sẽ điền vào đơn mở hộ.
• Kiểm tra 2 điều kiện nền: tư cách lưu trú có cho phép làm việc phụ không (cần thì xin giấy phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú), và công ty chính có cho làm việc phụ không. Mình đã phân tích kỹ ở Phần 4 của bài lợi ích hộ kinh doanh.
• Chuẩn bị thẻ My Number: cần khi nộp hồ sơ online bằng e-Tax, và số My Number phải ghi vào đơn mở hộ.

Bước 2: Nộp đơn mở hộ kinh doanh （開業届）

Giấy cần nộp tên là 個人事業の開業・廃業等届出書， gọi ngắn là 開業届. Nộp tại cơ quan thuế （税務署） phụ trách khu vực nơi bạn sống. Hạn nộp là trong vòng 1 tháng từ ngày bắt đầu kinh doanh. Lệ phí 0 yên.

Các mục chính phải điền

• Họ tên, ngày sinh, địa chỉ nhà, số My Number.
• Tên thương hiệu （屋号） nếu có, và địa chỉ nơi kinh doanh (làm tại nhà thì ghi địa chỉ nhà).
• Loại hình kinh doanh （事業の概要）: viết ngắn gọn việc bạn làm, ví dụ “bán hàng qua mạng”, “dạy tiếng Việt online”.
• Ngày bắt đầu kinh doanh （開業日）.
• Có thuê nhân viên hay trả lương người nhà không, có thì ghi số người.
• Phần thuế tiêu thụ và khấu trừ tại nguồn: người mới mở, quy mô nhỏ thường để mặc định theo hướng dẫn trên mẫu đơn.

3 cách nộp

• Nộp trực tiếp tại cơ quan thuế: mang theo 2 bản, 1 bản nộp và 1 bản xin đóng dấu ngày nhận để giữ làm bản sao. Lưu ý từ năm 2025 cơ quan thuế không còn đóng dấu ngày nhận lên bản sao giấy nữa, nên nếu cần giấy tờ chứng minh đã mở hộ (ví dụ khi mở tài khoản ngân hàng), bạn tự chụp lại hoặc lưu bản sao kèm giấy hẹn của quầy.
• Gửi bưu điện: gửi kèm phong bì có dán tem ghi địa chỉ của mình nếu muốn nhận lại bản sao theo cách cũ, kèm bản sao giấy tờ tùy thân.
• Nộp online bằng e-Tax: cần thẻ My Number và điện thoại đọc được thẻ, hoặc tài khoản e-Tax dạng ID và mật khẩu xin tại cơ quan thuế. Nộp online có biên nhận điện tử rõ ràng, tiện lưu trữ nhất.

Mẹo nhỏ: các dịch vụ như freee 開業 hay Money Forward クラウド開業届 cho tạo hồ sơ mở hộ miễn phí theo dạng hỏi đáp từng câu, điền xong in ra nộp hoặc gửi thẳng e-Tax, đỡ sai sót hơn tự điền mẫu trắng.

Các giấy nộp kèm nếu thuộc trường hợp

• Đơn xin khai thuế xanh: gần như ai cũng nên nộp kèm luôn, xem Bước 3.
• Đơn báo trả lương cho người nhà （青色事業専従者給与に関する届出書）: nếu định trả lương cho vợ, chồng hoặc người thân sống cùng nhà phụ giúp việc kinh doanh và muốn tính vào chi phí. Hạn nộp cũng trong vòng 2 tháng từ ngày mở hộ.
• Đơn mở văn phòng trả lương （給与支払事務所等の開設届出書）: chỉ cần khi bạn thuê nhân viên hoặc trả lương người nhà thật sự hằng tháng.

Bước 3: Nộp đơn xin khai thuế xanh, mốc 2 tháng không được trễ

Giấy tên là 所得税の青色申告承認申請書. Đây là bước quyết định bạn có được khấu trừ 65 man hay không, và cũng là bước hay bị quên nhất.

• Hạn nộp: trong vòng 2 tháng kể từ ngày mở hộ kinh doanh. Riêng trường hợp mở hộ trong khoảng từ 1/1 tới 15/3 thì hạn là ngày 15/3 của năm đó.
• Trong đơn có mục chọn cách giữ sổ: muốn khấu trừ 65 man thì chọn sổ kế toán kép （複式簿記）. Chọn sổ đơn giản thì mức khấu trừ chỉ còn 10 man.
• Nếu lỡ trễ hạn: năm đó bạn khai thuế trắng （白色申告）, và nộp đơn khai xanh trước ngày 15/3 của năm sau để dùng từ năm sau. Tức là trễ một lần là mất ưu đãi của cả năm đầu, nên mình khuyên nộp đơn khai xanh cùng ngày với đơn mở hộ luôn cho khỏi quên.

Bước 4: Sắp xếp tiền bạc và sổ sách ngay từ tháng đầu

Tách tiền kinh doanh khỏi tiền sinh hoạt

• Mở riêng một tài khoản ngân hàng chỉ dùng cho việc kinh doanh: tiền khách trả vào đây, chi phí kinh doanh trừ từ đây. Nhiều ngân hàng cho mở tài khoản mang tên thương hiệu nếu bạn mang theo bản sao đơn mở hộ.
• Thẻ tín dụng dùng cho việc kinh doanh cũng nên tách riêng một thẻ, cuối năm đối chiếu sao kê là ra hết chi phí.

Chọn phần mềm kế toán

Sổ kế toán kép tự làm bằng Excel rất dễ sai. Phần mềm kế toán cho hộ kinh doanh ở Nhật hiện khá rẻ, khoảng 8.000 tới 13.000 yên/năm tùy hãng và gói, năm đầu thường có ưu đãi giảm sâu. Ba cái tên được dùng nhiều nhất:

• freee: giao diện thân thiện với người mới, tự động lấy dữ liệu từ tài khoản ngân hàng và thẻ, có gói dành cho khai thuế cá nhân.
• Money Forward クラウド確定申告: mạnh về tự động phân loại giao dịch, hợp với người đã dùng sẵn ứng dụng quản lý chi tiêu Money Forward.
• やよいの青色申告オンライン: của hãng Yayoi lâu đời, nhiều tài liệu hướng dẫn, giá năm theo gói hỗ trợ.

Chọn hãng nào cũng được, quan trọng là liên kết tài khoản ngân hàng ngay từ đầu để phần mềm tự ghi sổ, cuối năm bạn đỡ phải nhập tay.

Thói quen lưu chứng từ

• Biên lai, hóa đơn giấy: chụp hoặc scan lại rồi lưu theo tháng. Chứng từ nhận qua email hoặc tải từ web (hóa đơn điện tử) thì phải lưu dạng điện tử theo luật lưu trữ sổ sách điện tử （電子帳簿保存法）, đừng in ra giấy rồi xóa file gốc.
• Thời gian lưu trữ với khai xanh: sổ sách và giấy tờ quyết toán giữ 7 năm, hóa đơn và chứng từ giao dịch giữ 5 năm.
• Chi phí dùng chung cho việc nhà và việc kinh doanh (tiền nhà, điện, internet khi làm tại nhà) thì ghi lại tỷ lệ phân bổ và căn cứ tính, ví dụ theo diện tích phòng làm việc hoặc số giờ dùng.

Bước 5: Trong năm vận hành, để ý 3 việc

• Ghi sổ đều mỗi tháng: đừng để dồn tới cuối năm. Mỗi tháng chốt một lần, bạn sẽ biết việc kinh doanh đang lãi hay lỗ để điều chỉnh sớm.
• Theo dõi mốc doanh thu 1.000 man: doanh thu năm vượt 1.000 man thì từ năm sau nữa bạn thành đối tượng chịu thuế tiêu thụ. Cộng thêm chuyện khách hàng doanh nghiệp có yêu cầu hóa đơn invoice hay không, mình đã phân tích ở Phần 3 của bài lợi ích hộ kinh doanh.
• Để dành tiền đóng thuế: năm đầu chưa bị trừ thuế trước nên dễ tiêu hết tiền lãi. Từ năm thứ hai, nếu tiền thuế năm trước trên 15 man, cơ quan thuế sẽ gửi giấy báo đóng thuế tạm ứng （予定納税） vào khoảng tháng 7 và tháng 11. Cứ để riêng khoảng 10 tới 20% phần lãi làm quỹ thuế cho yên tâm.

Bước 6: Cuối năm khai thuế quyết toán

• Khóa sổ năm cũ: nhập hết giao dịch tới 31/12, đối chiếu số dư ngân hàng trong phần mềm khớp với sao kê thật.
• Lập bản quyết toán khai xanh （青色申告決算書）: phần mềm kế toán tự tạo từ sổ sách, gồm bảng lãi lỗ và bảng cân đối. Đây là lý do nên dùng phần mềm thay vì làm tay.
• Lập tờ khai thuế （申告書）: cộng thu nhập kinh doanh với lương công ty chính, điền các khoản khấu trừ (bảo hiểm, người phụ thuộc, quỹ 小規模企業共済 nếu có đóng).
• Nộp bằng e-Tax trong kỳ 16/2 tới giữa tháng 3: nộp e-Tax là điều kiện để giữ mức khấu trừ 65 man (kỳ khai của năm 2025 là 16/2 tới 16/3/2026, vì 15/3 rơi vào Chủ nhật). Nộp giấy thì mức khấu trừ chỉ còn 55 man.
• Chọn cách nộp thuế thị dân: ở mục thuế thị dân trên tờ khai, chọn “tự nộp” （自分で納付） cho phần thu nhập kinh doanh nếu không muốn công ty chính biết việc phụ.
• Đóng thuế: chuyển khoản, thẻ tín dụng, thanh toán tại cửa hàng tiện lợi hoặc trừ tài khoản qua e-Tax. Phần thuế thị dân tự nộp sẽ có giấy báo gửi về nhà theo từng đợt trong năm sau.

Lịch trình năm đầu gói gọn trong một bảng nhìn nhanh

Hỏi đáp nhanh

Mở hộ kinh doanh có tốn phí không?
Không tốn một đồng lệ phí nào. Chi phí thực tế chỉ có phần mềm kế toán khoảng 1 man/năm nếu bạn dùng, và thời gian ghi sổ mỗi tháng.

Không nộp đơn mở hộ thì có khai thuế xanh được không?
Không. Muốn khai xanh phải có đơn xin khai xanh được chấp thuận, mà đơn đó gắn với việc bạn đã mở hộ kinh doanh. Chưa mở hộ thì thu nhập việc phụ khai theo dạng thu nhập linh tinh, không được khấu trừ đặc biệt và không bù lỗ vào lương được.

Năm đầu chưa có thu nhập thì có phải khai thuế không?
Nếu đã khai xanh thì vẫn nên nộp tờ khai dù doanh thu bằng 0 hoặc đang lỗ, vì khoản lỗ chỉ được mang sang trừ ở 3 năm sau khi bạn có nộp tờ khai đúng hạn. Đây cũng là bằng chứng việc kinh doanh đang hoạt động thật.

Khi nào ngừng kinh doanh thì làm gì?
Nộp đơn đóng hộ （廃業届） tại cơ quan thuế trong vòng 1 tháng từ ngày ngừng, và năm đó vẫn khai thuế quyết toán lần cuối cho phần thu nhập tới ngày đóng.

Nhà thuê có đăng ký địa chỉ kinh doanh được không?
Làm các công việc online không tiếp khách tại nhà thì đa số trường hợp không vấn đề gì, nhưng một số hợp đồng thuê cấm dùng địa chỉ nhà vào việc kinh doanh. Bạn kiểm tra lại điều khoản hợp đồng thuê nhà của mình trước cho chắc.

Nguồn tham khảo: Cục thuế Nhật Bản (National Tax Agency), mục hướng dẫn về đơn mở hộ kinh doanh cá nhân và chế độ khai thuế xanh; thông tin kiểm tra tháng 11/2026.

✨ Nếu thấy bài này hay, share giúp mình nha — biết đâu bạn bè của bạn cũng đang cần! ✨

Phan Phuong Mai

Mai Chia Sẻ • Sống ở Nhật, học tiếng Nhật, Rakuten & du lịch

Facebook ♪ TikTok Mai ở Nhật

♪ TikTok Rakuten — @mailacthien

▶ YouTube — Mai Chia Sẻ

CÁC NHÓM MAI ĐANG VẬN HÀNH

📈 NISA & Rakuten🛍️ Săn Sale ở Nhật🏠 Nhà cửa ở Nhật📚 Chuyện học của con✈️ Ở Nhật ăn gì chơi gì

Có thắc mắc gì cứ inbox cho mình nhé.

MAI MAGAZINE

BẢN TIN TUẦN CỦA MAI CHIA SẺ

Mỗi tuần 1 email gói gọn chuyện sống ở Nhật: thuế & bảo hiểm, nhà cửa, con cái, việc làm, học tiếng Nhật và những ưu đãi hay mình đã kiểm chứng. Đọc 5 phút là nắm hết tuần.

📮 Đăng ký nhận Mai Magazine

Miễn phí • 1 email mỗi tuần • Huỷ đăng ký bất cứ lúc nào