Đổi hộ chiếu gắn chip tại Nhật: quy trình, giấy tờ và kinh nghiệm nhà mình vừa làm

Tháng 10 vừa rồi mình vừa đi đổi hộ chiếu cho 2 con ở Đại sứ quán Việt Nam tại Tokyo. Một bé trên 14 tuổi nên được cấp hộ chiếu gắn chip, còn bé nhỏ chưa đủ 14 tuổi thì chỉ được cấp hộ chiếu không gắn chip. Làm xong xuôi cả rồi mình mới ngồi tổng hợp lại quy trình để bạn nào sắp phải đi đổi cho con, hay đổi cho chính mình, thì cứ theo đây mà chuẩn bị.

Hộ chiếu gắn chip và không gắn chip khác nhau thế nào?

Hộ chiếu gắn chip là loại hộ chiếu có con chip điện tử lưu thông tin của người mang hộ chiếu, trong đó có cả dữ liệu sinh trắc học như vân tay. Nhờ vậy việc làm thủ tục xuất nhập cảnh nhanh và chính xác hơn, nhiều nước cũng ưu tiên hộ chiếu gắn chip khi xét cấp thị thực.

Điểm cần nhớ nhất là độ tuổi:

• Người từ đủ 14 tuổi trở lên: được cấp hộ chiếu gắn chip, thời hạn 10 năm. Khi làm lần đầu, mình sẽ được chụp ảnh và lấy vân tay ngay lúc nộp hồ sơ trực tiếp.
• Trẻ dưới 14 tuổi: chỉ cấp hộ chiếu không gắn chip, thời hạn 5 năm.

Nhà mình là ví dụ ngay trước mắt: cùng một buổi đi đổi, chị lớn nhận quyển gắn chip, em nhỏ nhận quyển không gắn chip. Không phải mình được chọn, mà quy định theo độ tuổi là vậy.

Một lưu ý nữa: theo thông báo của Đại sứ quán, từ ngày 01/07/2025, hộ chiếu cấp mới sẽ ghi nơi sinh, quê quán theo tên tỉnh thành mới sau khi sáp nhập. Lúc khai form, mọi người nhớ kiểm tra phần nơi sinh theo địa danh mới để tránh phải sửa đi sửa lại.

Làm hộ chiếu ở đâu tại Nhật?

Tất cả các trường hợp cấp đổi, cấp mới, hộ chiếu hết hạn, bị mất hay bị hỏng, hiện nay đều phải làm trực tiếp tại cơ quan đại diện Việt Nam ở Nhật. Không còn nhận hồ sơ qua đường bưu điện như trước nữa, mọi người lưu ý kẻo chuẩn bị hồ sơ rồi gửi đi như thói quen cũ.

Có 3 nơi tiếp nhận, tùy khu vực mình đang sống:

• Đại sứ quán Việt Nam tại Tokyo: 〒151-0062 Tokyo-to, Shibuya-ku, Motoyoyogi-cho 50-11. Điện thoại: 03-3466-3311. Website: https://vnembassy-jp.org. Nhà mình làm ở đây.
• Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại Osaka: 〒590-0952 Osaka-fu, Sakai-shi, Sakai-ku, Ichinocho Higashi 4-2-15. Điện thoại: 072-221-6666. Website: https://vnconsulate-osaka.org. Các bạn ở vùng Kansai liên hệ bên này.
• Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại Fukuoka: 〒810-0801 Fukuoka-ken, Fukuoka-shi, Hakata-ku, Nakasu 5-3-8, tòa nhà Aqua Hakata tầng 4. Điện thoại: 092-263-7668. Website: https://vnconsulate-fukuoka.mofa.gov.vn. Các bạn ở Kyushu liên hệ bên này.

Trước khi đi, mình khuyên mọi người vào web của cơ quan nơi mình sẽ nộp để xem lại thông báo mới nhất, vì giờ tiếp nhận hồ sơ có thể thay đổi theo từng thời điểm.

Giấy tờ cần chuẩn bị

Danh mục dưới đây mình lấy theo hướng dẫn hồ sơ trên trang thủ tục hộ chiếu của Đại sứ quán (thủ tục cấp đổi hộ chiếu, cấp hộ chiếu lần đầu).

Người lớn đổi hộ chiếu sắp hết hạn

• ☐ Phiếu đề nghị và thông tin liên hệ (tải mẫu trên web Đại sứ quán, điền sẵn)
• ☐ Tờ khai khai online tại https://passport.mofa.gov.vn/ bản in ra và đã ký
• ☐ 02 ảnh màu nền trắng, cỡ 3,5cm x 4,5cm hoặc 4cm x 6cm, ảnh chụp cân đối, thấy rõ và đầy đủ khuôn mặt. Không dùng ảnh nền xanh, không dùng ảnh đen trắng
• ☐ Bản gốc giấy chứng nhận cư trú Juminhyo （住民票）, xin ở tòa thị chính nơi mình ở
• ☐ Bản copy thẻ cư trú (thẻ Zairyu)
• ☐ Hộ chiếu cũ bản gốc, kèm bản photocopy trang 2 và trang 3
• ☐ Nếu hộ chiếu đã quá thời hạn cấp đổi: nộp thêm bản copy CMND hoặc CCCD
• ☐ Nếu có thay đổi thông tin thân nhân so với hộ chiếu gần nhất: nộp thêm bản chụp CMND, CCCD hoặc giấy tờ liên quan do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp

Trẻ em

Hồ sơ của bé gồm các giấy tờ như trên (tờ khai, phiếu đề nghị, ảnh, Juminhyo, copy thẻ cư trú, hộ chiếu cũ và bản photo trang 2, 3 nếu bé đã có hộ chiếu), cộng thêm:

• ☐ Bản sao hoặc bản chụp giấy khai sinh, hoặc trích lục khai sinh của bé, mang theo bản chính để đối chiếu
• ☐ Riêng bé mới sinh tại Nhật và làm hộ chiếu lần đầu: giấy khai sinh hoặc trích lục khai sinh phải do cơ quan đại diện Việt Nam tại Nhật cấp

Tờ khai của con thì bố mẹ khai và ký thay như hướng dẫn trên hệ thống. Phần này lúc khai online mọi người đọc kỹ hướng dẫn trên trang khai, có mục riêng cho người chưa đủ 14 tuổi.

À, còn một điểm đỡ lo: nếu lỡ quên chụp ảnh hoặc quên photo giấy tờ thì ngay tại Đại sứ quán cũng có máy chụp ảnh lấy tại chỗ, máy photocopy và keo dán đầy đủ, đến nơi bổ sung cũng được. Như bạn lớn nhà mình năm nay 14 tuổi, ở Việt Nam tuổi này là đã có căn cước công dân rồi, nhưng bé chưa có nên nhà mình không nộp giấy này, và cũng không bị hỏi gì thêm.

Quy trình từng bước

Bước 1: Khai form online ở nhà trước. Vào trang https://passport.mofa.gov.vn/ (hoặc quét mã QR trên web Đại sứ quán), khai đầy đủ thông tin và tải ảnh lên theo hướng dẫn. Khai xong, tờ khai sẽ được gửi về email của mình.

Bước 2: In tờ khai và ký. In bản tờ khai nhận qua email ra, kiểm tra lại từng dòng thông tin, nhất là họ tên, ngày sinh và nơi sinh, rồi ký vào tờ khai. Sai một chữ là mất công làm lại, nên bước này đừng vội.

Bước 3: Chuẩn bị đủ giấy tờ theo checklist ở trên. Juminhyo phải là bản gốc. Ảnh chuẩn bị đúng nền trắng và đúng cỡ. Photo sẵn trang 2, 3 của hộ chiếu cũ.

Bước 4: Đến nơi, lấy số trước. Vừa tới Đại sứ quán là mình lấy số thứ tự trước, chưa nộp hồ sơ được ngay đâu. Trên màn hình sẽ hiện khung giờ mình cần quay lại để nộp. Lưu ý quan trọng chồng mình nhắc: khung giờ này chỉ hiện trên màn hình, còn tờ giấy số in ra thì KHÔNG có khung giờ đâu, nên mọi người nhớ chụp lại màn hình hoặc ghi chú ngay vào điện thoại kẻo quên, quá giờ là mệt. Lưu ý thêm: hôm nhà mình đi thì gần trưa vẫn lấy được số, nhưng dạo này Đại sứ quán đông hơn hẳn. Muốn làm hộ chiếu gắn chip lấy trong ngày thì mọi người nên đến từ sáng sớm để lấy số cho chắc. Có bạn đến sau giờ trưa là hết số, không nộp được hồ sơ, hoặc nộp được thì hôm sau phải quay lại lấy. Hôm hai bố con nhà mình tới nơi tầm 12 giờ kém, lấy số xong màn hình báo khoảng 14 giờ đến 14 giờ rưỡi quay lại, thế là hai bố con ra ngoài ăn trưa rồi mới quay vào nộp.

Bước 5: Nộp hồ sơ, lăn tay và chờ nhận. Đến giờ hẹn thì quay lại nộp hồ sơ. Làm hộ chiếu gắn chip thì chính chủ phải đi để lăn tay tại chỗ, như hôm đó bạn lớn nhà mình đi cùng bố, còn bé nhỏ làm hộ chiếu thường thì không cần đi theo. Sau khi nộp xong là phần chờ nhận, mà chỗ này hộ chiếu gắn chip với hộ chiếu thường khác nhau rõ rệt, mình nói kỹ ở mục Lệ phí ngay dưới đây. Nhận hộ chiếu mới thì kiểm tra ngay thông tin trước khi ra về, có gì sai báo lại tại chỗ luôn.

Lệ phí

Theo biểu lệ phí lãnh sự đăng trên web Đại sứ quán, cấp mới một quyển hộ chiếu là 70 USD. Nếu cần làm gấp, biểu lệ phí có khoản phụ thu: lấy trong ngày cộng thêm 30%, lấy ngày hôm sau cộng thêm 20%. Hộ chiếu cấp lại do bị hỏng hoặc bị mất là 150 USD một quyển.

Còn đây là phí thực tế nhà mình vừa trả, mọi người tham khảo cho dễ hình dung:

• Hộ chiếu gắn chip: phí 1,5 man. Chỉ có 1 lựa chọn duy nhất là chờ lấy ngay trong ngày, và phải sau 16 giờ 30 mới nhận được. Hộ chiếu gắn chip KHÔNG gửi qua bưu điện được.
• Hộ chiếu thường (không gắn chip): phí 1,2 man nếu chọn nhận qua bưu điện sau khoảng 7 đến 10 ngày. Khi nộp, mình nộp kèm 1 bì Letter Pack ghi sẵn địa chỉ nhà mình để Đại sứ quán gửi trả.
• Hôm đó bố lấy luôn hộ chiếu của bé nhỏ trong ngày, nên 2 cuốn lấy trong ngày tổng cộng là 3 man.

Phí làm qua dịch vụ sẽ cao hơn, như bên bạn mình quen làm thì khoảng 1,9 man, nhận qua bưu điện. Mức phí có thể thay đổi theo từng thời điểm, nên trước khi đi mọi người hỏi lại Đại sứ quán cho chắc, và nhớ mang đủ tiền mặt theo nhé.

Kinh nghiệm rút ra sau buổi đi làm cho 2 con

• Khai form ở nhà trước, đừng đến nơi mới khai. Khai online xong xuôi, in và ký sẵn ở nhà thì đến nơi chỉ việc nộp, nhanh hơn rất nhiều.
• Ảnh là khâu dễ bị trả lại nhất. Ảnh phải nền trắng, đúng cỡ 3,5 x 4,5 hoặc 4 x 6, mặt cân đối rõ nét. Ảnh nền xanh hay ảnh đen trắng là không được chấp nhận. Ảnh tải lên lúc khai online cũng nên là ảnh mới chụp gần đây, nền trắng, rõ mặt.
• Xin Juminhyo sớm. Giấy này phải ra tòa thị chính xin bản gốc, nên chuẩn bị trước vài ngày, đừng để sát ngày đi mới chạy.
• Photo sẵn trang 2, 3 của hộ chiếu cũ ở nhà, kèm theo cả bản gốc. Chuẩn bị trước thì đến nơi đỡ phải chạy đi tìm máy photo.
• Kiểm tra nơi sinh theo địa danh mới. Từ tháng 7/2025, giấy tờ cấp mới ghi theo tên tỉnh thành sau sáp nhập. Ai quê ở các tỉnh có sáp nhập thì đối chiếu kỹ phần này khi khai.
• Làm hộ chiếu gắn chip lấy trong ngày: cân nhắc giờ lên lấy số. Trong video trước mình từng khuyên lên đầu giờ chiều cho đỡ phải chờ, vì đằng nào cũng sau 16 giờ 30 mới lấy được hộ chiếu. Nhưng dạo này Đại sứ quán đông hơn, có bạn lên tầm sau giờ trưa là hết số, không nộp được hồ sơ, hoặc nộp được thì hôm sau lại phải lên lấy. Nên thời điểm này, muốn chắc ăn lấy được trong ngày thì mọi người nên lên từ sáng để lấy số sớm. Nhớ ghi lại khung giờ hẹn hiện trên màn hình lúc lấy số, vì giấy số in ra không có khung giờ đó.
• Có gì không rõ thì cứ email cho Đại sứ quán. Gọi điện thì rất đông người gọi nên khó gặp ngay, còn email thì chắc chắn được trả lời. Đây là chính lời đại sứ dặn hôm mình gặp.
• Người nhà có thể nộp thay cho nhau được, như vợ chồng, bố mẹ nộp cho con. Bạn mình vừa làm cho con trên 14 tuổi dạng hộ chiếu thường và vẫn làm thay được, bé không cần đi theo. Riêng hộ chiếu gắn chip thì chính chủ phải đi để lăn tay. Phần nộp thay này mình đang hỏi lại Đại sứ quán để xác nhận chính thức, có thông tin mới mình sẽ bổ sung thêm.

Nếu cần người hỗ trợ làm thủ tục

Ngoài cách tự đến nộp trực tiếp như nhà mình, còn một cách nữa là nhờ dịch vụ hỗ trợ: mình chỉ cần gửi hồ sơ qua đường bưu điện, không phải đi lại. Có điều cách này chỉ làm được hộ chiếu thường (không gắn chip). Còn muốn làm hộ chiếu gắn chip thì vẫn phải đến trực tiếp để chụp ảnh và lấy vân tay như quy trình ở trên. Phí qua dịch vụ cao hơn làm trực tiếp, như bên bạn mình quen làm thì khoảng 1,9 man, nhận hộ chiếu qua bưu điện.

Bạn nào muốn đi đường bưu điện cho đỡ mất công đi lại thì có thể liên hệ 2 bạn dưới đây, là dịch vụ của người quen mà mình biết:

• Phạm Lan Anh (ở Kariya, Aichi): https://www.facebook.com/voyeu.chong.14
• Trần Bích Vân: https://www.facebook.com/profile.php?id=100003277900683

Bạn cứ inbox trực tiếp cho 2 bạn để hỏi cụ thể cách làm, phạm vi hỗ trợ và chi phí trước khi quyết định nhé.

Lời kết

Tóm lại, đổi hộ chiếu ở Nhật bây giờ gồm 2 phần: khai online trước ở nhà, rồi mang hồ sơ đến nộp trực tiếp. Chuẩn bị đúng checklist ở trên thì buổi đi làm cũng nhẹ nhàng thôi, nhà mình làm cho cả 2 bé trong một lần đi. Bạn nào hộ chiếu sắp hết hạn thì nên xem lại ngày hết hạn ngay từ bây giờ, đừng để sát ngày về Việt Nam mới cuống lên nhé.

Có thắc mắc gì cứ inbox cho mình nhé.

✨ Nếu thấy bài này hay, share giúp mình nha — biết đâu bạn bè của bạn cũng đang cần! ✨

Phan Phuong Mai

Mai Chia Sẻ • Sống ở Nhật, học tiếng Nhật, Rakuten & du lịch

Facebook ♪ TikTok Mai ở Nhật

♪ TikTok Rakuten — @mailacthien

▶ YouTube — Mai Chia Sẻ

CÁC NHÓM MAI ĐANG VẬN HÀNH

📈 NISA & Rakuten🛍️ Săn Sale ở Nhật🏠 Nhà cửa ở Nhật📚 Chuyện học của con✈️ Ở Nhật ăn gì chơi gì

Có thắc mắc gì cứ inbox cho mình nhé.

MAI MAGAZINE

BẢN TIN TUẦN CỦA MAI CHIA SẺ

Mỗi tuần 1 email gói gọn chuyện sống ở Nhật: thuế & bảo hiểm, nhà cửa, con cái, việc làm, học tiếng Nhật và những ưu đãi hay mình đã kiểm chứng. Đọc 5 phút là nắm hết tuần.

📮 Đăng ký nhận Mai Magazine

Miễn phí • 1 email mỗi tuần • Huỷ đăng ký bất cứ lúc nào